8 программ для удалённой работы бизнеса

8 программ для удалённой работы бизнеса

Перевод бизнеса на удалёнку — вынужденная мера этого сезона. И хоть такой переход помогает сократить издержки и выполнить условия карантина, он всё же усложняет жизнь предпринимателям. Переход на удалённую работу — это построение новой системы работы. Ведь теперь нужно как-то обмениваться документами, идеями и вести проекты без личного присутствия.

Чтобы упростить вам эту задачу, я собрала 7 самых важных на мой взгляд программ для удалённой работы бизнеса. Все эти программы я и моя команда сами используем в работе.

1. Электронный документооборот. Порядок в бумагах

Первый вопрос, который приходит в голову, в связи с переходом на удалёнку — как обмениваться документами между сотрудниками и контрагентами. Этот вопрос решается с помощью электронного документооборота.

Для этого мы используем Контур.Диадок. Стоимость — от 4200₽ в год.

Это программа электронного документооборота, позволяющая экономить время, деньги и природу!

Как работает:

В Диадоке можно создавать, отправлять и получать документы форматов xml, doc, pdf, xlsx, jpg. Вам не придётся распечатывать документы, их можно отправлять контрагентам и контролирующим службам на подпись через специальную программу.

Это очень удобно: все документы можно распределить по подразделениям и хранить в электронном архиве. Ничего не потеряется и не пропадёт. К программе можно дать доступ сотрудникам и использовать её совместно.

Вы можете зарегистрироваться в Диадок и получать документы на подпись бесплатно. Но чтобы отправить документы вам нужно будет подключиться к тарифу, цена которого зависит от планируемого количество исходящих документов в год.

Кому подойдет:

Вы сможете использовать программу, если у вас есть квалифицированная электронная подпись.

Диадок подходит для крупного бизнеса: логистика, производство, энергетика, нефтегазовая отрасль и другие крупные предприятия.

Документы в таких сферах, как правило, требуют множественных согласований и подписей. Так один документ может «ходить» по офису неделю, пока его не направят контрагенту. А ещё хуже — он легко может затеряться. Диадок ускорит процесс согласования и исключит возможность потери.

Малый бизнес тоже оценит возможности программы. IT, гостиницы и рестораны, магазины, другие небольшие предприятия — обмениваться документами нужно всем.

Одно из главных преимуществ Диадока — гибкость цены. Тариф зависит от объёма документооборота. И это значит, что программу себе могут позволить владельцы любого бизнеса.

Стоимость и специальные предложения:

Тарифы — от 4200 ₽ за 600 исходящих документов до 68400 ₽ за 12000 исходящих документов.

Если вам нужно отправлять больше документов, вам предложат особые условия. Сейчас, когда многие переходят на удалёнку, этот сервис особенно актуален. И в связи с этим действуют акционные предложения, не упустите возможность сэкономить.

Почему подходит для удалёнки:

Не нужно никуда возить бумажки, всё в электронном виде. Доступ у сотрудников к документам из любого места. Быстро, экономично, экологично.

2. CRM-система. Планирование и контроль

CRM — мастхэв любого бизнеса. Маркетинг и автоматические продажи невозможны без CRM систем. С их помощью вы решите множество задач: от записи контактов покупателей до отправления рассылок с акциями и спецпредложениями.

Мы пользуемся Битрикс 24. От 990 р в месяц

Как работает:

Битрикс 24 совмещает возможности многих сервисов. В нём вы можете вести проекты, ставить задачи на сотрудников и отслеживать их выполнение.

Там же можно работать с лидами: создавать карточки клиентов, связывать их с карточками товаров, в общем автоматизировать продажи

Битрикс 24 — это единое пространство для работы всей команды, полноценный онлайн-офис, с возможностью вести процессы по всем клиентам в одном месте. Так проще контролировать и анализировать бизнес-процессы.

Кому подходит:

Битрикс24 подойдёт компаниям с большой командой. Интернет-магазины, производственные предприятия, агентства с большим штатом — в этих сферах CRM от Битрикс будет актуальна.

Если у вас меньше 10 человек в штате, для планирования задач можно использовать программу Trello. Это менеджер задач, построенный по методу «Канбан», в котором удобно работать, когда в команде немного проектов и людей.

Стоимость и специальные предложения:

Для маленьких компаний есть тариф — от 990 ₽ в месяц за 2 пользователей. Для крупного бизнеса — тариф от 3594 ₽ в месяц за 50 человек.

Доступен и бесплатный тариф, в котором есть многие функции с базовым набором возможностей. Можно протестировать и понять, подходит именно вам Битрикс24 или нет.

Почему подходит для удалёнки:

Битрикс24 — идеальный вариант для создания онлайн-офиса. Помимо основных функций, которые позволяют удалённо ставить задачи команде и контролировать их выполнение, есть ещё и мобильное приложение. Оно помогает поддерживать связь с сотрудниками, где бы они ни находились.

Интеллект-карты

Многие компаний-гиганты пользуются интеллект-картами. Сотрудники NASA, Disney, Boeing, Microsoft используют их для работы. Всё потому, что этот инструмент позволяет структурировать информацию по проектам, упростить восприятие целей и помогает контролировать процессы выполнения задач.

Я и моя команда используем интеллект-карты для создания чёткого плана по проектам клиентов и для планирования собственных задач.

Мы пользуемся сервисом MindMeister.

Как работает:

MindMeister — интуитивно понятный сервис для работы с интеллект картами.

С помощью интеллект-карт в MeindMeister вы сможете создать маркетинговую стратегию, финансовый план, проанализировать внешние факторы — конкурентов, рынок.

В нём вы можете создать простые типы карт. В этом случае вы сами назначаете название для каждого сегмента карты и управляете её значением.

  • простая карта с выравниванием по центру, по левому или правому краю;
  • организационная диаграмма.

Также MindMeister предлагает специальные шаблоны, в которых для каждого сегмента уже назначено значение.

Эти шаблоны помогут структурировать информацию и спланировать бизнес-процессы.

Вот только несколько из доступных шаблонов для бизнеса:

  • карта по GTD;
  • карта сайта;
  • план проекта;
  • бизнес-план;
  • BCG Matrix;
  • матрица Эйзенхауера;
  • протоколы заседаний;
  • шаблон оргструктуры.

Кому подходит:

Подходит каждому, кто хочет навести порядок в планировании бизнес-процессов. Использование интеллект-карт действительно раскладывает по полочкам многие вещи и помогает двигаться в нужном направлении. В зависимости от тарифа в MindMeister различается функционал карт. Но даже на базовом тарифе интеллект карты выполняют свою основную функцию. Для крупного бизнеса всё же удобнее использовать платный тариф. Ниже объясню, почему.

Стоимость:

Базовый тариф позволяет создавать до трёх карт и делиться ссылкой на них. Тарифы с неограниченным количеством карт и расширенными возможностями стоят от $5 до $12,5. Под расширенными возможностями я подразумеваю:

  • возможность подключать сотрудников,
  • вкладывать в карты изображения и документы,
  • экспортировать карты в разные форматы,
  • создавать презентации из карт
  • настраивать собственные темы.

Почему подходит для удалёнки

Майнд-карты позволяют планировать сложные проекты в командном режиме — то есть редактировать одну карту одновременно, находясь в разных местах. Достаточно поделиться ссылкой с сотрудником.

Также вы можете оставлять комментарии и отслеживать активность сотрудников в картах.

Все эти функции отлично выстраивают работу в условиях удалёнки.

Финансовые отчеты

Ведение финансовых документов во многих компаниях давно перешло в цифровой вариант. И если вы ещё не попробовали этот способ, сейчас самое время начать.

Мы пользуемся сервисом Контур Эльба. От 1900₽ в месяц

Как работает

Это сервис для онлайн бухгалтерии ИП и ООО. Позволяет формировать разные типы документов и отчётов. С его помощью вы сможете:

  • выставлять счета, акты, накладные по собственным или готовым шаблонам;
  • автоматически отслеживать оплаты;
  • формировать отчеты для налоговой;
  • вести учет товаров на складе.

Сервис интегрируется с банковскими системами и автоматически подтягивает банковские операции. Это удобно, всё нужное собирается в одном месте.

Кому подходит

Контур.Эльба подходит для малого бизнеса: когда нужно вести бухгалтерию, но нет надобности погружаться в тонкости и терминологию.

Для крупного бизнеса больше подойдёт «Контур.Бухгалтерия».

Стоимость:

Чтобы протестировать сервис, есть 30 дней бесплатного пробного периода. Далее нужно выбрать тариф:

  • 1900 р в квартал — не более 5 документов;
  • 4500 р в квартал — если у вас ИП или ООО без сотрудников;
  • 6000 р в квартал — если у вас ИП или ООО с сотрудниками.

Почему подходит для удалёнки

В многопользовательском режиме ваши сотрудники смогут формировать документы и работать с другими функциями сервиса, находясь где угодно. Отчеты для налоговой не придется распечатывать и везти самостоятельно, их можно отправить через сервис.

Менеджеры задач

Ведение бизнеса подразумевает создание множества списков дел, заметок. Всё это удобно держать в одном месте, чтобы не приходилось искать информацию по разным блокнотам и можно было дать доступ к ним любому сотруднику.

Для этого есть множество программ, которые достойны отдельного обзора. Я рассмотрю две: для командного пользования и для личного планирования.

Evernote. Командная работа

В Evernote можно создавать блокноты, в которых хранятся заметки. В этих заметках можно собирать важную информацию, к которой будет иметь доступ каждый сотрудник компании. К заметкам можно прикреплять практически любые файлы, создавать в них таблицы, списки дел, аудиозаметки.

Также есть готовые шаблоны, которые можно использовать для структурирования информации по поставщикам, протоколов собраний, стратегического планирования.

Это позволит упорядочить ход проектов. Например, для каждого проекта вы создаёте отдельный набор блокнотов, и все записи по проекту ведёте в заметках этого набора.

Кому подходит

Подойдёт владельцам любого бизнеса, так как применение функционала этого приложения по сути ограничено только вашими потребностями и фантазией.

Вы можете создать собственные шаблоны, которые подойдут именно для вашей сферы работы.

Стоимость и спецпредложения

У программы три тарифа:

  • бесплатный

Он позволяет создавать и форматировать заметки, сохранять веб-страницы, использовать шаблоны. На этом тарифе есть ограничения:

  • программу можно использовать только на двух устройствах,
  • загружать в месяц можно не более 60 мб инфо,
  • оффлайн доступ возможен только на десктопной версии.
  • Premium - 6,99 евро в месяц

Тариф предлагает те же функции, что в бесплатном, и преимущества:

  • расширенные возможности работы с pdf-файлами,
  • возможность сканирования документов,
  • возможность создавать презентации из заметки,
  • интеграция со slack, с электронной почтой,
  • неограниченное количество устройств
  • лимит ежемесячной загрузки - 10 гб,
  • оффлайн доступ и к десктопу, и к мобильной версии.
  • Business - 13,99 евро за пользователя в месяц

Здесь всё то же, что в предыдущих версиях, и дополнительные возможности:

  • можно делиться блокнотами и заметками с коллегами,
  • можно интегрировать с CRM,
  • можно совместно одновременно редактировать заметку,
  • оффлайн доступ и к десктопу, и к мобильной версии,
  • лимит загрузки в месяц - 20 гб. 2 гб на человека.

Почему подходит для удалёнки

Программа упрощает работу с информацией, позволяет редактировать один и тот же блокнот, находясь в разных местах.

Doit.im. Личное планирование

Это менеджер задач, построенный по принципу системы тайм-менеджмента Дэвида Аллена — Getting Things Done.

Как работает

В Doit.im удобно распределять задачи по проектам и срокам выполнения. Я сама ежедневно использую этот планировщик. У doit.im понятный интуитивно интерфейс и много полезных функций. Он помогает не только планировать, но и анализировать эффективность по окончанию определенного периода: дня, недели и месяца.

В нём удобно составлять списки дел: сначала пишите всё, что нужно сделать, затем распределяете по времени и проектам.

Кому подходит

Руководителям и сотрудникам любого бизнеса. Руководителям позволит удобно планировать день, неделю, месяц. Как только появилось новое дело, привязанное к определенному времени, вы можете его добавить в список и установить напоминание.

Используя про-версию, можете отправлять сотрудникам задачи. А сами сотрудники смогут трекать время, синхронизировав программу с тайм-трекером T-metric.

Стоимость:

Android, IPhone и Web-версии доступны бесплатно. Синхронизировать программы на разных устройствах в бесплатной версии можно только раз в сутки и вручную.

Чтобы установить программу на компьютер — Windows, Mac — нужно оплатить Pro-версию. Она стоит $20 в год или 2$ в месяц. Pro также даёт возможность интегрировать планировщик с Evernote, Google Calendar и даёт другие привилегии:

  • облачная автоматическая синхронизация,
  • можно ставить цели,
  • делать подзадачи,
  • синхронизировать с evernote и прикреплять блокноты и заметки из него к задачам,
  • отправлять задачи сотрудникам по почте.

Почему подходит для удалёнки

Работа из дома часто демотивирует, появляется очень много отвлекающих факторов. Чтобы избежать снижения продуктивности, нужно планировать свой день. Doit.im — один из самых удобных планировщиков, которые я пробовала. Поэтому однозначно рекомендую его всем.

TickTick. Ещё один личный планировщик

Для тех, кто хочет вести несколько списков задач и пользоваться разными устройствами, TickTick подойдёт идеально.

Как работает

Этот планировщик тоже работает по принципу GTD. Сначала можно выписать все имеющиеся задачи в отдельный список «Входящие». Затем создать списки, соответствующие сфере жизни. Или, если решите использовать TickTick только для работы, можно создавать отдельный список для каждого проекта.

Интерфейс планировщика простой и понятный. Главное отличие веб-версии от предыдущего сервиса — чтобы посмотреть подробности задачи, вам не нужно открывать её в отдельном окне. Это удобно и сокращает затраты времени.

Кому подходит

Подойдёт как руководителям, так и сотрудникам небольших предприятий, где немного проектов. Задачами можно делиться, прикреплять к ним файлы.

Также подойдёт и для личных целях, чтобы контролировать собственное время. В про-версии у вас появится возможность просматривать задачи в виде календаря, и еще множество других функций.

Стоимость

Бесплатную версию можно установить на несколько устройств: компьютер, телефон или планшет — на ваш выбор. Но бесплатно вы сможете создать ограниченное количество списков задач и вам не будут доступны дополнительные полезные функции.

Премиум-версия программы стоит $28 в год, или $2,4 в месяц. В платной версии вы сможете:

  • пользоваться всеми функциями календаря;
  • создавать «умные» списки задач, в которых можно будет настраивать более точный приоритет и другие нюансы;
  • создавать до 300 списков, до 999 задач на список и до 199 подзадач на каждую задачу.
  • контролировать изменения, внесенные сотрудниками в проектах и задачах;
  • следить за прогрессом в проектах, с помощью удобных графиков;
  • использовать напоминания для подзадач;
  • пользоваться трекером по системе Помодоро, который будет встроен в каждую задачу.

Почему подходит для удалёнки

Функции, доступные в про-версии программы позволят вам удалённо создавать списки задач для сотрудников и контролировать их выполнение.

Извлекаем плюсы

Переход к удалённой работе можно воспринимать, как что-то очень неудобное, а можно извлечь из него свои плюсы. Во всяком случае, если найти правильный подход к этой задаче, можно упростить жизнь и себе, и своим сотрудникам.

Я предложила только малую часть, которая поможет это сделать: 7 программ для бизнеса, с которыми вы сможете:

  • принимать и отправлять документы:

Контур.Диадок и Контур.Эльба

  • планировать задачи и контролировать сотрудников:

Trello, MindMeister, Битрикс24, Evernote. Doit.im, TickTick

Если вы хотите получить максимальную выгоду от этого процесса, я и моя команда можем помочь вам с этим:

  • поможем вам вести работу удалённо. Внедрим CRM, если её нет
  • проанализируем рынок и предложим рекламу, которая будет работать
  • внедрим необходимые бизнес-процессы, которые улучшат качество заявок и их количество, а также ускорят работаю менеджеров и обработку лидов
  • а еще мы разработаем уникальную маркетинговую стратегию, которая поможет вам перестроиться на онлайн рынок

Вы можете подписаться на нашу рассылку, чтобы не пропустить интересные подборки для вашего бизнеса. Никакого спама, только полезные письма, с помощью которых ваши продажи будут расти!

Оставайтесь в курсе событий
Оставьте свою почту, и мы будем присылать вам новости про продвижение в сети. Без спама, только полезная информация.